sygefravaerspolitik

Guide til sygefraværspolitikken


De 4 kapitler i sygefraværspolitikken:

  1. Klar sygemeldingsprocedure og præcis registrering
  2. Hold kontakten med den sygemeldte
  3. Opfølgning på sygefraværet og sygefraværssamtaler
  4. Forebyggende og støttende tilbud i virksomheden

En sygefraværspolitik er essentiel i arbejdet med at håndtere sygefravær. Det er her, at organisationens holdninger og retningslinjer i forhold til sygefravær og nedbringelse af sygefravær bliver tydelige, og det er derfor en politik både til ledelsen og til medarbejderne.

Formålet med en sygefraværspolitik

Formålet med sygefraværspolitikken er at ensarte retningslinjerne for håndtering af sygefraværet, hvilket sikrer, at medarbejderne føler tryghed og retfærdighed over, at sygefraværet håndteres på den samme måde, uanset hvor i organisationen medarbejderen og lederen er placeret. En høj grad af retfærdighed hænger sammen med et lavt sygefravær.

Sygefraværspolitikken skal nedskrives og være en del af personalepolitikken og kan derfor med fordel befinde sig i personalehåndbogen.

Konsekvensen af ingen sygefraværspolitik

Konsekvensen af at være uden en sygefraværspolitik er, at det både for medarbejdere og ledere kan være svært at navigere rundt i de forskellige opgaver der ligger indenfor sygefraværet. Medarbejderne kan føle sig uretfærdig behandlet hvis de bliver kaldt til en samtale om deres sygefravær, og de oplever at kollegaen som har samme sygefravær ikke bliver kaldt ind. På den måde kan en manglende politik give en større følelse af uretfærdighed, som faktisk i sig selv kan give højere sygefravær.

Hvis I ikke har en sygefraværspolitik er det også svært for lederne at finde ud af hvornår et sygefravær eller sygefraværsmønster er ”slemt” nok til at der skal holdes en samtale omkring det. Hvornår grænsen er nået vil også være meget forskelligt fra leder til leder, og i nogen situationer når lederen ikke at følge op på sygefraværet inden at det udmunder i en langtidssygemelding.

Vi ser det igen og igen. Virksomheder uden en gennemarbejdet sygefraværspolitik har et højere fravær, end de virksomheder der har brugt tid på at udarbejde, kommunikere og efterleve en sygefraværspolitik.

Hvad skal med i sygefraværspolitikken?

Sygefraværspolitikken skal dække håndteringen af sygefraværet.

Politikken skal indeholde regler for sygemelding og raskmelding, men den skal også beskrive, hvad der sker i perioden, når medarbejderen er syg. Politikken har også til formål at fastholde sygemeldte medarbejdere og beskrive initiativer til at få medarbejderne godt tilbage igen. Et andet formål er at nedbringe sygefravær, og den skal derfor beskrive, hvordan I som organisation vil benytte jer af de forskellige værktøjer og samtaler i sammenhæng. For at opnå det bedste resultat med sygefravær, skal processen være ensartet for alle i virksomheden og alle afdelinger.


Sygefraværspolitikken skal bestå af 4 punkter:

  1. Klar sygemeldingsprocedure og præcis registrering
  2. Hold kontakten med den sygemeldte
  3. Opfølgning på sygefraværet og sygefraværssamtaler
  4. Forebyggende og støttende tilbud i virksomheden

1. Klar sygemeldingsprocedure og præcis registrering

Modtagelse af sygemelding

Første skridt, når medarbejderen er syg eller har barn syg, er at sygemeldingen modtages.

Punktet skal indeholde information om hvordan, hvornår og til hvem, medarbejderen skal melde sig syg. Skal de skrive en mail til receptionen, ringe til chefen eller sende en sms til kollegaen? Al forskning viser, at den mest effektive løsning er at medarbejderen ringer direkte til sin leder og sygemelder sig.

I politikken skal der beskrives hvornår der skal gives besked om sygefravær. Vil I gerne have besked en time inden mødestart eller inden et specifikt klokkeslæt.

Der kan også stå, at hvis du som leder ikke har talt med din medarbejder ved sygemeldingen, kan medarbejderen forvente at blive ringet op.

Fraværet kan også skyldes en §56, fleksjob, graviditetsbetinget fravær eller en arbejdsulykke. Hvem giver oplysningerne om disse særlige forhold videre til relevante parter?

Besked til relevante parter

Der skal i politikken også specificeres hvem der skal gives besked til ved en medarbejders fravær, og hvem der har ansvaret for det. Skal leder give besked til lønkontoret eller HR? Har medarbejderen ansvar for at give besked til kollegaer?

Hvad hvis fraværet skyldes en arbejdsulykke, skal der så gives besked til arbejdsmiljøorganisationen eller en arbejdsmiljørepræsentant?

Forventet varighed af sygemeldingen

Det kan være til stor hjælp hvis du kender den forventede varighed på sygemeldingen. Forventer medarbejderen at komme tilbage senere på ugen, eller vil det tage længere tid?

I politikken kan godt specificeres, at en leder kan spørge ind til denne forventede varighed, simpelthen fordi det kan nødvendigt at vide i forhold til om der skal kaldes vikar ind, arbejdet skal fordeles til kollegaer eller om det kan vente til medarbejderen er retur selv.

Raskmelding

Politikken kan specificere hvordan, hvornår og til hvem, medarbejderen skal raskmelde sig. Det kan være til en sekretær, leder eller digitalt gennem MedHelps app. Appen kan du få gratis for op til 10 medarbejdere.

Sygefraværsregistrering

For at sygefraværsstatistikken bliver korrekt og ensartet både for medarbejderen og virksomheden, kan det være nødvendigt med et afsnit omkring, hvordan sygefraværet registreres, og hvem der registrerer sygefravær under en sygemelding.

Registrerer I sygefravær i timer, minutter, halve dage eller hele dage?

Har I brug for bedre data også til jeres ledere, så kan I læse mere om MedHelps løsninger.

2. Hold kontakten med den sygemeldte

Når medarbejderen er sygemeldt, skal der i politikken stå, hvornår medarbejderen kan forvente at blive kontaktet af jer. En typisk opfølgning på sygemeldingen kunne være på dag 3, dag 8 og dag 20.

Eller dag 1-5-14-20.

Den jævnlige kontakt er med til at fastholde medarbejderen til arbejdspladsen.

I politikken skal systemet og formålet med opfølgningen beskrives. Dette er for at sikre en god forståelse fra medarbejderne af, at de bliver kontaktet, samt at kontakten også er sat i system og derfor ikke unik for den enkelte medarbejder. Dette styrker retfærdigheden.

Der er nogle medarbejdere, der kan være usikre på, hvorvidt arbejdspladsen må kontakte dem under sygdom og derfor er det godt at få nævnt i politikken.

I kontakten mellem leder og medarbejder under sygemeldingen skal der være fokus på to ting. Omsorg og afklaring. Det vil sige, omsorg for medarbejderen, men samtidig også en nysgerrighed på hvornår medarbejderen forventer at være tilbage.

Læs mere om den telefoniske opfølgning her.

3. Opfølgning på sygefraværet og sygefraværssamtaler

Der skal i politikken stå, hvornår medarbejderen kan forvente at blive indkaldt til en sygefraværssamtale, og hvordan der indkaldes til samtalen.

For at lave et automatiseret, ensrettet og retfærdigt system, skal I indføre forskellige triggerpoints til hvornår der skal afholdes samtaler. Triggerpointsene vil være afhængige af jeres nuværende sygefraværsmønster.

Der kan være triggerpoint der udløser forskellige typer af sygefraværssamtaler:

  • Sygefraværssamtale ved gentaget fravær
  • Sygefraværssamtale ved akkumuleret fravær
  • Sygefraværssamtaler udløst af en trigger som Bradford faktor
  • Sygefraværssamtale ved længere sygemelding
  • Sygefraværssamtale efter afsluttet sygemelding.

Når det gælder om at sætte triggerpoints op for sygefraværssamtaler kan det føles som et puslespil. Det er vigtigt, at triggerpoints ikke er for hårde, sål I kommer til at tale med 50% af medarbejderne på et år, for det kommer ikke til at ske og giver ikke mening.

Samtidig er det også vigtigt, at kriterierne ikke er for bløde, så alle med et væsentlig fravær bliver overset.

Det er ofte en lille andel af medarbejderne der står for en stor andel af sygefraværet. I vores sygefraværsrapport “Status og tendenser i sygefraværet”, ses det at 24,2% af medarbejderne står for 80% af sygefraværet. Det er derfor vigtigt at lave en kombination af kriterier, således at disse 24% medarbejdere bliver indkaldt til samtale.

Typiske triggerpoints kunne være:

  • Gentaget fravær: ved 3 sygemeldinger på 6 måneder
  • Akkumuleret fravær: ved 6 sygedage på 6 måneder
  • Længerevarende fravær: ved 10 sygedage i træk

Det nemmeste er at have et system der automatisk giver besked til den pågældende leder når en af disse triggere rammes, så det ikke er en manuel opgave der udføres sporadisk når HR har tid.

Typer af sygefraværssamtaler

I politikken kan I beskrive de forskellige typer af sygefraværssamtaler, som virksomheden gennemfører, og hvad formålet er med disse.

Der kan eksempelvis være en samtale et, hvor der aftales en forbedring indenfor to måneder. Hvis denne ændring ikke ses, er det nødvendigt med en samtale to. Denne samtale vil typisk involvere HR og kan også indeholde en advarsel.

Den lovpligtig sygefraværssamtale

Det er som arbejdsgiver lovpligtigt at afholde en sygefraværssamtale med den syge medarbejder inden 4 uger fra den første sygedag, men du må gerne holde samtalen før, eksempelvis når medarbejderen har været fraværende i 10 sygedage i træk. Det er kun medvirkende til at få taget fat på eventuelle problemstillinger tidligt.

Hvad kan I skrive i politikken?

Eksempelvis:  ”Vi indkalder til en sygefraværssamtale, hvis vi vurderer, at en snak omkring dit sygefravær og trivsel er nødvendig. Typisk vil du blive indkaldt, hvis du har haft over 3 sygefraværsperioder på 6 måneder, eller dit fravær er over 8 dage på 6 måneder. Formålet med samtalen er i dialog at undersøge, om vi i fællesskab kan gøre noget for at sikre dit helbred og trivsel og undgå sygefravær.”

Forberedelse til en sygefraværssamtale

En sygefraværssamtale skal være en kvalitativ god samtale. En samtale mellem en leder og medarbejder, hvor lederen skal være den nysgerrige og undersøgende for at finde ud af hvordan medarbejderen oplever sygefraværet.

For at være klædt på til dette, skal ledere være klædt på og føle sig trygge i at gennemføre sygefraværssamtaler. Hvis dette kræver uddannelse af lederne, så skal dette tages med i jeres sygefraværsstrategi.

Du kan læse mere om sygefraværssamtalen her.

Samtidig er det også nødvendigt at både medarbejder og leder forbereder sig. Hent inspiration i disse skabeloner. Skabelonerne indeholder et forberedelsesskema til dig, et til din medarbejder og en skabelon for referat af selve samtalen.

Brug af fastholdelsessamtaler

Når en medarbejder har været syg i længere tid og vender tilbage til arbejdspladsen igen, kan sygefraværspolitikken beskrive, at der holdes en ”velkommen tilbage” samtale. Disse kaldes også fastholdelsessamtaler. Formålet med samtalen er at sikre en god opstart efter en længere sygeperiode og derved holde fast i medarbejderen og dennes trivsel. Fastholdelsessamtaler efter en vis længde af sygefravær har relevans uafhængig om sygedomsperioden skyldes et brækket ben eller stress.

Værktøjer under en sygemelding

Nogen sygefraværspolitikker bliver både brugt som et arbejdsredskab til ledelsen, som til en politik til medarbejderne. Der kan derfor stå uddybet, hvilke værktøjer I som virksomhed gerne vil benytte jer af.

Herunder:

  • Mulighedserklæring
  • friattest
  • tro- og loveerklæring
  • Fastholdelsesplan
  • delvis sygemelding eller delvis raskmelding

Læs mere om værktøjer under en sygemelding her.

4. Forebyggende og støttende tilbud

I politikken kan der med fordel være beskrevet, hvilke parametre I som arbejdsplads benytter for at forebygge at medarbejderne bliver syge.

Det kan være, I opfordrer jeres ledere til at afholde trivselssamtaler eller spørge ind til medarbejdernes trivsel på en fast basis. Eller at I fast i oktober har et hygiejneevent for at undgå infektioner, eller hvordan I opfordrer til pausegymnastik for at undgå muskel- og skeletbesvær.

Her kan I også beskrive, hvordan I kobler arbejdsmiljø og sygefravær. Hvert 3. år skal virksomheder udarbejde en arbejdspladsvurdering, og i den forbindelse skal der kigges på sygefraværet.

Politikken kan også indeholde et afsnit omkring stressforebyggelse og stresshåndtering, eller der kan refereres til stresspolitikken.

Der kan også være en opfordring til medarbejderne om, at hvis de oplever forhold, der påvirker deres sygefravær, så bør de give besked til arbejdsmiljøorganisationen.

I kan også uddybe de muligheder som medarbejderen selv har for at søge hjælp og rådgivning i forbindelse med sygefravær.

Dette kunne være:

  • Gratis adgang til Sundhedshotline gennem MedHelp for medarbejdere og familie. I Sundhedshotlinen kan medarbejderen ringe til en uvildig sygeplejerske og få sundhedsfaglig rådgivning for både sig selv og sine børn.
  • Sundhedsforsikring
  • Psykologhjælp

Andre elementer der kan stå i en sygefraværspolitik

  • Barns sygdom: Hvilke rettigheder har den enkelte medarbejder omkring barns sygdom?
  • Sygedagpenge: Hvad er reglerne, eller hvor kan medarbejderen læse mere om dette?
  • Sygefraværsstatistik: Hvordan bruger virksomheden sygefraværsstatistikken?

Har I brug for et sæt nye øjne på jeres sygefraværspolitik?

Hjælp til at lave en ny?

Eller undervisning af jeres ledere i sygefraværssamtaler?

Så afholder vi gerne et uforpligtende møde og hører om jeres udfordringer.

Kontakt os for at høre om hvordan vi kan hjælpe dig. 

Del: