En god sygefraværssamtale

Hvornår skal en sygefraværssamtale afholdes?

En sygefraværssamtale kan afholdes i flere situationer, eksempelvis ved:

• gentaget sygefravær, kaldet en fraværssamtale
• akkumuleret sygefravær, ligeledes en fraværssamtale
• længerevarende sygdom, tidligere kaldt omsorgssamtale. Her kaldes den sygesamtale eller sygefraværssamtale. En sygefraværssamtale i en længere sygemelding skal afholdes senest 4 uger fra første sygedag. Dette kaldes også den lovpligtige sygefraværssamtale.

Spørgsmålene i samtalerne er lidt forskellige afhængig af, hvilken type sygefraværssamtale, du skal afholde. Læs om spørgsmål her.

Formålet med sygesamtalen

En sygesamtale er en samtale, altså en dialog, og den gode åbne kommunikation sikrer det tillidsvækkende samarbejde for sammen at finde løsninger på at nedsætte sygefraværet.

Samtalen har to formål. Afklaring og omsorg for medarbejderen. I afklaringen skal du som leder afklare, hvorvidt der er noget som arbejdspladsen i samarbejde med medarbejderen kan gøre for at forkorte fraværet og få medarbejderen tidligere tilbage på arbejdet.

Omsorgsdelen tager udgangspunkt i ”hvordan har du det?” og skal vise generel bekymring for den sygemeldte medarbejder. Samtidig skal medarbejderen også have at vide, at denne er savnet på arbejdspladsen, i teamet og af kollegerne.

Tal også med medarbejderen hvis de har hyppigt fravær

Hvis en medarbejder har hyppigt sygefravær, kan sygefraværspolitikken pointere, hvornår der skal tales med medarbejderen. Formålet med at afholde en fraværssamtale er at forbygge, at medarbejderens sygefravær udvikler sig til en længere sygemelding, samt tale om hvorvidt arbejdspladsen og medarbejderen i fællesskab kan finde løsninger, der har betydning for, at medarbejderens fraværsmønster ændres.

Lovpligtig sygefraværssamtale

Som arbejdsgiver er det lovpligtigt ifølge Sygedagpengelovens § 7a at afholde en sygefraværssamtale med den syge medarbejder. Den lovpligtige samtale kan finde sted når som helst i sygdomsforløbet – dog skal den afholdes inden fire ugers sygefravær. På baggrund af samtalen skal der indrapporteres oplysninger til kommunen. Efter samtalen skal arbejdsgiveren indberette udfaldet af samtalen til kommunen.

Arbejdsgiveren skal indberette nogle enkelte oplysninger fra sygefraværssamtalen til kommunen. Formålet er, at jobcentret tidligt får en indikation af, om der skal sættes en kommunal indsats i gang for at hjælpe den sygemeldte – eller om vedkommende er ved at blive rask og er på vej tilbage til sit arbejde.

Arbejdsgiveren videregiver oplysningerne til kommunen ved enten at udfylde en særlig blanket til formålet eller ved at udfylde et par ekstra felter på den blanket, som arbejdsgiveren allerede udfylder, når kommunen skal oplyses om længerevarende sygefravær. Indberetningen skal ske på Virk.dk

Arbejdsgiveren skal oplyse dato for afholdelse af samtalen. Det skal også oplyses, om sygdommen forventes at vare mere end otte uger. Er det forventningen, skal det oplyses, om den sygemeldte forventes at kunne genoptage arbejdet delvist under sygeforløbet.

Sygesamtaler som et struktureret værktøj

Men det er ganske lovligt at afholde samtalerne meget tidligere i forløbet. Ligeledes giver det god mening at afholde disse tidligere, da al forskning viser, at opfølgning på sygesamtaler nedsætter sygefraværet. Så ved at indkalde til en sygefraværssamtale allerede ved dag 8 eller 10 i sygemeldingen, kan du allerede her tale om, hvad der skal til, for at medarbejderen kan komme på arbejde igen. Eller om der er nogen andre arbejdsopgaver, som medarbejderen kan udføre.

Drøft arbejdsevne frem for fravær

Formålet med samtalen er, at arbejdsgiveren og medarbejderen i fællesskab finder frem til løsninger. Enten løsninger på at medarbejderens gentagne eller akkumulerede fravær reduceres. Eller løsninger på at medarbejderen i en eller anden grad fastholder kontakten til arbejdspladsen ved længerevarende sygdom.

Som leder må du ikke spørge ind til medarbejderens sygdom, jævnfør Helbredsoplysningsloven. Hvis medarbejderen selv nævner sygdom eller diagnoser, kan I sammen tale videre om det.

Ved alvorlig eller psykisk sygdom kan det være meget svært for medarbejderen at tale om sin sygdom, hvilket I som arbejdsplads skal respektere. Sygdom er medarbejderens sag, men fraværet fra arbejdspladsen er en fælles sag.

Det kan dog være en god idé at tale mere med medarbejderne om arbejdsevne end fravær. Ligeledes giver det mest mening at tale om fremtidige løsninger end fortidens fravær.

Tal åbent om hvad medarbejderen kan bidrage med under sin sygdom, og hvad medarbejderen godt kan udføre af arbejdsopgaver. Ved langvarigt fravær kan I drøfte, hvorvidt der er arbejdsopgaver, som medarbejderen stadig kan udføre på trods af sin sygdom, eller om arbejdet kan tilrettelægges på en speciel måde, således at medarbejderen stadig kan udføre visse dele af dette.

Arbejdsgivere har ret til få udarbejdet en mulighedserklæring, hvis det vurderes som relevant. Formålet med erklæringen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom. Der er tre parter om at udfylde erklæringen, nemlig arbejdsgiveren, den sygemeldte og lægen.

Endelig kan medarbejdere, der er sygemeldte i mere end otte uger, bede om, at der bliver lagt en plan for, hvordan han eller hun kommer tilbage på arbejde efter sygdom – en såkaldt fastholdelsesplan. Medarbejderen har ikke krav på at få en sådan plan udarbejdet – man kan som arbejdsgiver afslå anmodningen.

Eksempler på gode, åbne spørgsmål i en sygefraværssamtale

• Hvilke af dine normale arbejdsopgaver har du svært ved i øjeblikket?
• Hvilke andre arbejdsopgaver vil du kunne udføre pt.?
• Hvordan kan vi som arbejdsplads hjælpe til med, at du kommer tilbage på arbejdet?
• Hvordan kan vi sammen finde en løsning på, hvordan du bedst kommer i gang igen?
• Hvad skal jeg fortælle dine kolleger?

I en god sygefraværssamtale bliver der skrevet referat, og det aftales derefter, hvorvidt der skal være et opfølgende møde og hvornår.

Retfærdighed i sygefraværssamtalerne

Strukturen for sygesamtaler og fraværssamtaler skal være nedskrevet i en sygefraværspolitik og derved være ens for alle. Sygefraværssamtalen kan også tage udgangspunkt i en mulighedserklæring. I en mulighedserklæring udfylder du og medarbejderen den første del, hvorefter medarbejderen tager den anden del med til lægen, der udfylder denne.

Hvor skal samtalerne afholdes?

Såfremt det er muligt og helbredsmæssigt forsvarligt, så bør sygesamtalerne afholdes i virksomhedens lokaler for at signalere en forsat tilknytning til arbejdspladsen under sygemeldingen. Alternativt kan sygefraværssamtalen afholdes telefonisk, i medarbejderens hjem eller på et neutralt sted.

Vil du blive endnu bedre klædt på til at afholde sygesamtaler?

Eller mangler I først at få defineret hvornår samtaler skal afholdes. Så læs videre om sygefraværspolitikken.

Måske mangler du at sikre dig at du og din virksomhed får afholdt de sygefraværssamtaler som er nødvendige for at nedbringe fraværet?

Kontakt os for at høre mere.

Savner du et kursus i sygefraværssamtaler?

Hvis du vil bruge jeres sygesamtaler til at nedsætte sygefraværet, tilbyder MedHelp nu et kursus i dette i din virksomhed. Kurset tager udgangspunkt i jeres sygefraværspolitik og procedurer og klæder dig og dine lederkollegaer på til at afholde gode og tillidsvækkende sygesamtaler med jeres medarbejdere. Hvilket medfører mindre sygefravær.