Stresspolitik
- forebyg og håndter stress

Stresspolitik – forebyg og håndter stress

Andelen af stresssygefraværet er mellem 7-27% af det samlede sygefravær

Hos MedHelps kunder er andelen af stresssygefraværet mellem 7% af det samlede sygefravær og 27% af det samlede sygefravær. Det er generelt fra både private og offentlige brancher, fra bygge- og anlægsvirksomheder til transport til offentlig service.

Når en medarbejder er syg med stress, er medarbejderen i gennemsnit sygemeldt i 35 arbejdsdage. Men allerede før medarbejderen bliver sygemeldt med stress, så er medarbejderens produktivitet dalende. I flere uger op til en stresssygemelding kører medarbejderen på lav kraft, og medarbejderens produktivitet er nedsat med op til 25%. (Kilde: Lederne 2015)

Halvdelen af alle danske virksomheder har en stresspolitik, skriver Ugebrevet A4 i december 2017, hvilket dog er stigende de senere år, men ikke nok.

Det er aldrig medarbejderen, der har fået stress, der alene kan hjælpe sig ud af den tilstand, og i knap 95% af alle stresstilfælde har arbejdspladsen også en påvirkning på stressbelastningen. (Kilde: Arbejdsmiljø og helbred, NFA, 2016)

Med de store omkostninger som stress kan have – både for den enkelte medarbejder og for virksomheden, er det en god idé at have en stresspolitik. Her kommer en række anbefalinger til, hvad du skal have med i din stresspolitik.

Hvad skal stresspolitikken indeholde?

En stresspolitik skal indeholde virksomhedens holdninger til stress, og hvordan der på alle niveauer i virksomheden skal arbejdes med at undgå stress.

I artiklen Forebyg stress på arbejdspladsen, beskrev vi de 4 faser i stress fra den gode trivsel over sygemeldingen til, når medarbejderen kommer retur efter stress. En stresspolitik skal omhandle alle fire faser og skal beskrive under hvert enkelt område, hvad den enkelte leder kan gøre, men også teamet, kollegaerne og medarbejderen.

Forebyg stress på arbejdspladsen

Forebyggelse af stress

Et værktøj til at arbejde med stress - stresstrappen

Hvis I skal arbejde med at forebygge stress, kan I tage udgangspunkt i værktøjet ”Stresstrappen”. Stresstrappen tager udgangspunkt i, at stress ikke er noget, der kommer fra den ene dag til den anden, men skyldes en belastning over længere tid. Det kan du læse mere om her.

Stresstrappen viser 5 faser fra trivsel til alvorlig stress. Stresstrappen er udviklet af Malene Friis Andersen og Marie Kingston og beskrives i sin helhed i deres fælles bog fra 2016 ”Stop stress – håndbog for ledere”, men også i guiden fra Lederne ”Sådan spotter og håndterer du stress blandt medarbejderne”.

De 5 faser i stresstrappen:

  • Tempereret fase/Trivsel: God balance mellem krav og ressourcer.
  • Opvarmet fase: Begyndende pres, tendens til mangel på overblik, begyndende stresssymptomer som gå og tale hurtigere og være irritabel.
  • Overophedet fase: Vedvarende pres, dårlig prioritering og flere fejl, stresssymptomer som søvnbesvær, ondt i hovedet og maven, begyndende klatsygefravær.
  • Nedsmeltet fase: Langvarigt pres, brandslukning, sygefravær, fysisk og psykisk nedbrud.
  • Udbrændt: Massivt og langvarigt pres, typisk langtidssygemeldt, kognitivt og følelsesmæssigt udbrændt.

Stresstrappen er et værktøj til at afklare om medarbejderne trives. Der er andre metoder til dette. Det vigtige er at have en fælles dialog om, hvornår medarbejderen oplever trivsel og stress og vide, at dette ikke er enten/eller men en glidende overgang.

Forebyggende indsatser

I skal overveje, hvad I kan gøre for at undgå, at jeres medarbejdere bliver stressede.
Anbefalingen er at drøfte stressfaktorer, kaldet stressorer, og hvordan disse kan forebygges i den enkelte afdeling. Stressorer opleves dog forskelligt, og det er ikke alle medarbejdere, der vil opleve de samme vilkår som stressende. Medarbejderens oplevelse af stress afhænger af en række elementer. Du kan læse mere om balancen mellem krav og ressourcer her. Når I har fundet ind til stressorerne i afdelingen, kan I begynde at finde de forebyggende indsatser. Indsatserne kan indsættes i en handleplan med jævnlig opfølgning. En indsats kan være at lære medarbejdere at spotte kollegaernes travlhed og derfor vide, hvornår de er i balance, og hvornår de som kollega skal blande sig.

Hvis en medarbejder har bevæget sig til den opvarmede fase på stresstrappen, som gør, at de optræder irritabelt, glemmer deadlines, arbejder over, men også oplever begyndende stresssymptomer, så skal I vide, hvordan I kan håndtere dette. En medarbejder kan godt i en kort periode befinde sig i den opvarmede fase, eksempelvis lige op til en deadline, for derefter selv at komme tilbage til den tempererede fase igen. Dette skal du dog som leder være opmærksom på.

Håndtering af stress ved stresssymptomer og klatfravær

Hvis en medarbejder når den overophedede fase, er det for sent at forebygge stress, men du som leder skal i stedet håndtere stressen.

Håndtering af stress

Håndteringen af en medarbejders stress indebærer at afhjælpe denne i dialog med medarbejderen. Denne dialog kan med fordel indeholde følgende elementer:

  • Hjælp til at prioritere og planlægge – overblikket er en af de første ting, som en stresset medarbejder mangler. Det kan derfor være en fordel, at du som leder hjælper med at prioritere for at hjælpe med give overblik.
  • Social støtte – støtte fra kollegaerne kan være en stor hjælp til at beholde medarbejderen på arbejdspladsen, så sæt fokus på at der SKAL være tid til at drikke kaffe og tale over kaffemaskinen sammen.
  • Drøftelse om hvad der stresser, og hvordan det kan håndteres fremadrettet.
  • Tal om midlertidige ændringer i arbejdstider eller arbejdsopgaver.

Hvilken hjælp kan en stresset medarbejder få i håndteringsfasen?

Kan en medarbejder få professionel hjælp ved stresssymptomer i denne fase, hvor de stadig er på arbejdspladsen? Er der noget i jeres sundhedsforsikring, I kan benytte, eller har medarbejderne adgang til en stresscoach eller erhvervspsykolog?

Som kunde hos MedHelp kan medarbejderne kontakte MedHelp og drøfte deres stressudfordringer, selvom de ikke er sygemeldte. Det kan være rart for en medarbejder også at drøfte sin stress med en uvildig part.

Stresssygemeldingen

Hvad gør du som leder, når du modtager en stresssygemelding?

Hvis din medarbejder befinder sig i den overophedede eller nedsmeltede fase vil deres bekymringer og problematikker for dem virke meget voldsomme, og de kan på dette tidspunkt også have svært at se løsningerne på problemerne. Hvis de samtidig oplever en lang række stresssymptomer, kan en sygemelding være fornuftigt for, at de får tid til at restituere og sove og bevæge sig væk fra den nedsmeltede ”ALARM” fase, som hele kroppen befinder sig i.

Hvor lang tid skal sygemeldingen vare?

Der er meget forskellige meninger omkring den ”rigtige” længde på en stresssygemelding. For nogle medarbejdere virker det med en uges sygemelding og så komme langsomt tilbage igen, mens andre er væk i flere måneder. Der er mange faktorer, der spiller ind i længden på en stresssygemelding, og der er derfor ingen rigtig løsning for alle.

I samråd med medarbejderens læge kan en mulighedserklæring også i nogle tilfælde være en god idé.

Du skal være opmærksom på, at jo længere tid medarbejderen er væk fra arbejdet, jo højere er sandsynligheden for, at de forsvinder ud af arbejdsmarkedet.

Dialog med medarbejderen

Under en sygemelding er det dig som leder, der skal holde fast i kontakten med medarbejderen i perioden, hvor din medarbejder er sygemeldt. Hvor tit du skal tale med medarbejderen er forskelligt, men vi anbefaler, at du taler første gang med din medarbejder på dagen, hvor medarbejderen sygemelder sig og derefter på dag 4 fra sygemeldingens start. I kan derefter vælge at tale sammen cirka hver 4. dag eller 1 gang om ugen.

Dialogen kan handle om, hvordan medarbejderen har det, og hvad du som leder kan gøre.

Hvis medarbejderen er sygemeldt i længere tid, skal du huske at holde den lovpligtige sygesamtale indenfor 4 uger fra medarbejderens sygemelding. Du kan læse flere råd til sygesamtaler her.

Hvilken hjælp kan en stresset medarbejder få under sygemeldingen?

I sygefraværspolitikken skal der tydeligt stå hvilken hjælp, den sygemeldte kan få til at reducere stressen. For at medarbejderen skal komme godt tilbage er det nødvendigt med professionel hjælp, men andre tiltag kan også være interessante. Har sundhedsforsikringen tiltag, der kan benyttes her?

Selvom din medarbejder taler med en psykolog eller os i MedHelp, skal du stadig deltage som en aktiv part. Du kan eksempelvis bede om et dialogmøde, som involverer både medarbejderen, erhvervspsykologen og dig som leder for at tale om, hvornår medarbejderen kan være klar til at genoptage arbejdet igen og tale om arbejdsmængde, arbejdsopgaver og arbejdstid.

Hvad gør vi i teamet, når en kollega er ramt af stress?

Dette er en faktor, der tit overses. For hvordan tager vi hånd om kollegaerne, så der ikke sker en sneboldeffekt? Skal der hyres en vikar ind, eller er der opgaver, der kan skubbes eller udsættes?
Som leder er det væsentligt, at du anerkender teamet og deres indsats. Det er også vigtigt, at I tager drøftelserne omkring ”hvad så nu?” med alt fra det praktiske omkring aftaler, projekter og arbejdsopgaver, men også hvordan kollegaerne viser omsorg til den stressramte – sender man et ”god bedring”- kort eller blomster, eller hører medarbejderen ikke noget fra kollegaerne under sygemeldingen. For en stressramt kan det gøre en stor forskel at modtage en anerkendelse fra kollegaerne under en sygemelding.

Kan vi lære noget af stresssygemeldingen?

For at forebygge at det samme sker igen – både for den enkelte medarbejder, i teamet og i organisationen, kan det være en fordel at tage læring af stresssygemeldingen gennem analyse eller en workshop med de involverede parter. Formålet er at undersøge ”Hvad har vi lært af denne stresssygemelding, som resten af organisationen har brug for at vide?”

Retur efter stress

Planlæg arbejdstid og arbejdsopgaver

Når medarbejderen eller den professionelle part vurderer, at medarbejderen er klar til at komme langsomt tilbage igen, er det tid til at drøfte arbejdstid og arbejdsopgaver.

Her er der to faktorer, du skal være opmærksom på. Det ene er en langsom optrapning af arbejdstid fra 6-8 arbejdstimer om ugen op til fuld tid over en periode på 12 uger.

Det andet er at inddele arbejdsopgaverne i farver - grøn, gul og rød - efter medarbejderens vurdering af kompleksitet. Selvom medarbejderen måske anser de grønne – ukomplekse – opgaver som kedelige og derfor hellere vil vælge de gule eller røde mere komplekse, så er det væsentligt at få små succesoplevelser i starten ved at varetage disse nemme opgaver. For nogle medarbejdere vil bare det at skulle starte op på arbejdspladsen igen være en overvindelse, da de har opfattet stressnedbruddet som tabu og som et personligt nederlag, hvorfor det kan være vigtigt at få nogle sejre.

Selvom du og medarbejderen har lavet en god plan, som I begge har accepteret, kan det være nødvendigt at justere den løbende. Det er ganske normalt.

Løbende og fastlagt dialog med medarbejderen

Når medarbejderen starter op igen, kan det anbefales at afholde et ugentligt møde, hvor I taler om, hvordan det går, og hvordan aftalerne virker. Herunder arbejdstid, arbejdsopgaver, opfølgning, samarbejde og relationer.

Udover de fastlagte møder så hold øje med medarbejderen. Tal med medarbejderen over kaffemaskinen. Sørg for at de går med til frokost og deltager i de sociale arrangementer. Social støtte fra kollegaerne har en stor andel i, om den stressramte medarbejder kommer godt tilbage på arbejdspladsen.

Har I en stresspolitik, eller vil I have hjælp til at udarbejde en eller til at klæde lederne på til at spotte og håndtere stress, så kan vi hjælpe dig. Kontakt MedHelp for en uforpligtende snak om hvordan vi kan hjælpe med at nedsætte jeres stress og sygefravær.

Kontakt MedHelp for mere information