Bradford Faktor – det vigtigste nøgletal i sygefraværet

Vi vender tilbage til Bradford faktoren. 

Forestil dig to medarbejdere. De har begge haft 10 sygedage indenfor det seneste år.

Medarbejder A (Annika) har haft 10 sygedage af hver en dags varighed. Altså 10 sygemeldinger der hver varede 1 dag.

Medarbejder B (Bente) har haft de 10 sygedage i træk. Altså 1 sygemelding på 10 sygedage.

Hvilken medarbejder vil du helst have i din afdeling?

Hvis vi kun kigger på deres sygefravær og ikke andre faktorer, så er medarbejder A (Annikas) sygefravær med 10 perioder mere forstyrrende for driften end medarbejder B (Bentes) ene sygemelding. Forskellen er, at hvis virksomheden på forhånd ved, at Bentes sygemelding kommer til at tage nogle dage, så er der ikke de samme problematikker med at dække fraværet ind.

For mange virksomheder er det hyppige gentagne sygefravær meget mere forstyrrende end en længere sygemelding. Dette er der faktisk lavet forskning på, og et nøgletal der angiver hvor forstyrrende fraværsmønsteret er for virksomheden. Nøgletallet hedder Bradford Faktoren.

Hvordan er Bradford Faktoren opstået?

Bradford Faktoren kommer fra University of Bradford, der i 1980’erne udførte forskning på, at flere korte sygemeldinger er mere forstyrrende for en virksomhed end en langtidssygemelding. Derfor lavede forskere en beregning, der angiver, hvor meget en medarbejders sygefravær og sygefraværsmønster påvirker driften. Bradford Faktoren.

Definitionen for Bradford faktoren?

Formel for Bradford Faktor = BF = S* S * D

S er antallet af sygemeldinger i en periode, typisk 12 måneder, for en person inklusiv barn syg. Antallet bliver ganget med sig selv. 

D er det totale antal af sygedage i den samme periode.

Tilbage til Annika og Bente. Deres Bradford faktor bliver derfor:

Ved beregningerne af de to medarbejderes Bradford Faktorer ses det hurtigt, at der er stor forskel, og at medarbejder Annikas hyppige fravær giver flere forstyrrelser i driften, end medarbejder Bente med én lang sygemelding. Men hvornår er en Bradford Faktor for høj?

Hvornår er Bradford for høj?

En Bradford score på over 250 kræver særlig opmærksomhed, eksempelvis en sygefraværssamtale med medarbejderen.

En Bradford score på over 450 kræver en samtale og en handleplan i samarbejde med medarbejderen for, hvordan sygefraværet og Bradford Faktoren kan reduceres.

Hvorfor er hyppigt fravær væsentligt at være opmærksom på?

Det er væsentligt at kigge på hyppigt fravær af flere årsager. Først og fremmest er det som nævnt destruktivt for en drift med medarbejdere, der hyppigt er væk. Det er svært at planlægge, hvis medarbejderne jævnligt melder sig syg for en kort periode.

Dernæst kan et fokus på Bradford Faktoren også medvirke til at forebygge langtidssygefravær. Det er nemlig således, at risikoen for at den næste sygemelding bliver en langtidssygemelding stiger, jo flere korte sygemeldinger medarbejderen har haft. Så ved at have et vågent øje på Bradford og tale med de medarbejdere, hvor deres Bradford er stigende, kan det måske forhindres, at medarbejderen lægger sig langtidssyg, og at der i stedet bliver lavet en individuel plan for, hvordan medarbejderens udfordringer kan imødekommes.

Hvilke brancher kan bruge Bradford Faktoren?

Alle brancher kan bruge Bradford Faktoren. På trods af at den handler om, at produktionen bliver presset af det hyppige sygefravær, så er det også sådan, at gentaget hyppigt fravær også er generende i andre brancher.

Tænk dig receptionisten der er væk en gang om måneden, og der skal hentes vikar ind. Elektrikeren eller vvs’eren der melder sig syg hver anden måned bare lige en torsdag og fredag. Callcenter medarbejderen der jævnligt er væk om mandagen.

I disse tilfælde skal kollegaerne løbe hurtigere. Kunderne bliver måske ikke serviceret på samme niveau. Opgaverne venter ikke, men skal klares alligevel. For de medarbejdere hvor deres arbejde bliver udfaktureret, så bliver virksomhedens omsætning også påvirket og skubbet.

Hvad bliver medarbejderens Bradford Faktor for 12 måneder i disse tilfælde:

Receptionisten med 1 dag om måneden: Bradford faktor = S² * D  = 12 sygemeldinger² * 12 sygedage = 1728

Elektriker/vvs med hver anden måned i 2 dage: Bradford faktor = S² * D = 6 sygemeldinger² * 12 sygedage = 432

Callcenter medarbejderen med 8 mandage på 1 år: Bradford faktor = S² * D = 8 sygemeldinger² * 8 sygedage = 512

Som det ses i ovenstående eksempel har de alle over 250 i Bradford Faktor, hvilket kunne medføre en samtale med deres leder. Samtidig vil det være en fordel at lave en handleplan for både receptionisten og callcenter medarbejderen for at få fraværet ned.

I en sådan samtale med medarbejderen er det naturligt at kigge på fraværsmønstret, og i de nævnte tilfælde kan det give god mening at have fraværet tegnet ind på en kalender for at gøre medarbejderen opmærksom på, at der er et mønster i fraværet.

Vil du have flere gode råd til sygefraværssamtaler, så læs guiden her.

Kan fokus på Bradford faktor blive for meget?

Det er vigtigt at sige, at sygdom er lovligt fravær. Den største ulempe ved Bradford faktoren er, at den ikke tager højde for, at der kan være andre forhold, der gør, at medarbejderen har den høje Bradford. Det er et råt tal uden nogen empati. Men det er der, hvor du som leder kommer ind, og det er derfor, du skal have en samtale med medarbejderen for at høre, om der er noget specielt, der gør, at medarbejderens fravær ser således ud, som det gør.

Hvis medarbejderen har en §56 aftale, vil de typisk have flere korte sygemeldinger end gennemsnittet, og derved vil deres Bradford Faktor ligge i den høje ende.

Medarbejderen kan også have højt og hyppigt fravær på grund af slid i kroppen, og så er det væsentligt at tale om, hvad man i samarbejde kan gøre ved det.

Det kunne også være medarbejderen går igennem en periode med udfordringer med familielivet, så kan det også påvirke Bradford faktoren.

Alle disse ting tager Bradford faktoren ikke højde for. Men det kan du gøre.

Samtidig skal du som leder naturligvis ikke vente på at en medarbejders Bradford score rammer eksempelvis 250 før du indkalder til en samtale, hvis du ved at medarbejderen er syg eller mistrives. Du kan til enhver tid indkalde til samtale.

Vil du have gode råd til, hvordan du kan afdække dette i en samtale, så læs mere her.

Hvordan beregner jeg Bradford Faktoren for mine medarbejdere?

Bradford Faktoren kræver, at du har et nøjagtigt datagrundlag for dit sygefravær. Dette er faktisk det første skridt for alle virksomheder, der ønsker at arbejde med sygefravær. Er dataene gode, konsistente og korrekte?

Det kræver både en tydelig proces for sygemeldingen, men også at registreringen sker på den samme måde, uanset om det er dig eller en kollega, der registrerer sygefraværet.

Vi oplever alt for tit, at selv i store organisationer så sker dataregistreringen ikke korrekt. Som to afdelinger, hvor den ene registrerer, når medarbejderne går hjem syge, og den anden ikke gør. Eller som to skoler, hvor den ene registrerede deltidssygemeldinger, og den anden ikke gjorde. Det er ikke sammenligneligt, når registreringen ikke foregår ensartet, og det gør heller ikke datagrundlaget til Bradford grundigt nok.

Eller måske for usikkert til at tage beslutninger på baggrund af. Så data skal være pålideligt og konsistent, før du kan begynde at arbejde med Bradford.

Er du i tvivl, om dine data lever op til disse krav, er du velkommen til at kontakte os for en snak om dette.

Guide til analysen med Bradford faktor

Når du laver Bradford Faktor beregninger, er der to tal, du skal bruge. Medarbejderens antal sygemeldinger på 12 måneder og antallet af sygedage i samme periode.

• Træk medarbejder navn, antal sygemeldinger over 12 måneder og antallet af sygedage i samme periode i excel
• Lav beregningen på Bradford faktoren for alle medarbejderne. Skemaet kunne se således ud:
• Sortér kolonnerne, så du får de medarbejdere med de højeste Bradford faktorer først.
• Markér eventuelt med farver hvilke medarbejdere der har over 250 i Bradford Faktor og over 450 i Bradford faktor (se figur)
• Gennemgå derefter medarbejderne. Er der nogen særlige forhold, der gør, at medarbejderen ikke skal indkaldes til samtale, eksempelvis §56 medarbejdere.
• Dernæst indkald til samtaler, både for de medarbejdere der har over 250 og de medarbejdere, der har over 450 i Bradford Faktor.

Hvor tit skal jeg arbejde med Bradford faktor?

Hvis du laver din Bradford analyse som i guiden ovenfor, kan det anbefales at lave analysen hver måned eller måske blot hver anden måned afhængig af ressourcer.

Dernæst skal du, når du laver analysen anden gang, jo vide, hvem der var til samtale i første omgang, og hvem Bradford faktoren er ændret på. Både hvis den er steget voldsomt eller faldet.

Har du systemet til Bradford og håndtering af sygefraværet?

Hvis du har brug for et system til at samle disse data op, kan du prøve vores digitale fraværsregistrering gratis for op til 10 medarbejdere.

Systemet er baseret på medarbejdernes sygemeldinger ved at medarbejderne registrerer deres aktuelle sygdom (eller deres barn sygdom) i en app. Når medarbejderen melder sig syg, kan du vælge om medarbejderen også skal ringe til dig, eller du bare vil have en SMS med besked om sygemeldingen.

App’en lægger sygemeldingen ind i en online portal, hvor lederen får overblik over alle sygemeldinger, udfører sygefraværsamtaler og laver analyser på sit team eller medarbejderen og til enhver tid kan se medarbejderens Bradford eller lave en Bradford analyse på en større gruppe.

Du kan læse mere om vores digitale produkt her, eller kontakt os for at høre mere.